Description de l'application de gestion des notes de frais

Il s'agit d'une application développée sous Lotus Notes® qui facilite la gestion des notes de frais des collaborateurs de l'entreprise.
L'accès à cette application s'effectue via un navigateur tel qu'Internet Explorer, Firefox ou Chrome ou via un client Lotus Notes®. Disponible en français et en anglais et pour toutes les versions de Lotus Domino, elle est entièrement paramétrable et permet l'automatisation du processus de traitement et du cycle d'approbation électronique.

Elle permet aux salariés :

• de saisir leurs demandes de remboursement,
• de les soumettre à l'approbation.

Elle permet aux responsables :

• de bénéficier d'une vue en temps réel des demandes de remboursement,
• de valider ou rejeter rapidement les demandes.

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Avantages :

• Centralise l'information et organise de façon sécurisée la circulation des informations entre les utilisateurs et les responsables de services, au travers d'une fonction de workFlow paramétrable.
• Facilite le travail de groupe en réduisant les échanges de papier.
• Accroît la réactivité de l'entreprise par le partage de l'information au travers de Lotus Notes.
• Offre une solution standard, qui peut être évolutive en fonction des besoins particuliers de l'Entreprise.
• Gestion des ordres de mission.

Création des Notes de Frais (Utilisateurs)

• Création des 'Notes de Frais' permettant la saisie des informations par jour et période avec calcul automatique. Des fichiers et images peuvent être ajoutés en tant que pièces jointes (justificatifs numérisés par exemple). Les notes de frais sont saisies par les demandeurs ou leur délégué.
• Reprise d'une 'Note de Frais' refusée pour modification et re-soumission.
• Consultation de la liste de toutes les 'Notes de Frais'.
• Consultation de la liste des 'Notes de Frais' en attente d'approbation.
• Recherche multi-critères dans la base des 'Notes de Frais'.
• Définition d'une mission : libellé de la mission, lieu, date de début et de fin, rubriques de remboursement.

Circuits d'approbations des Notes de Frais

• Avertissement des signataires via un message dans le 'Courrier en Arrivée' du signataire. Il contient un lien sur la Note de Frais.
• Affichage de la liste des signataires. Elle contient les niveaux, noms, statuts et la liste de ceux qui n'ont pas encore traités des demandes.
• Approbation ou refus d'une 'Note de Frais' avec commentaires saisis dans un Post-It qui sera consultable par le demandeur.
• Délégation de signature.

Paramétrage de l'environnement de Gestion des Notes de Frais

• Création des types de frais gérés avec libellé, code d'imputation, code d'identification.
• Définition des taux de TVA et des diverses devises utilisées et des taux de conversion.
• Création des missions si les frais sont rattachés à ce type d'organisation.
• Utilisation d'une fonction 'Automate de Relance des Signataires' avec déclenchement manuel ou planifié, donnant les informations concernant le nombre de jours écoulés et la date du dernier rappel effectué.
• Déclaration des utilisateurs et circuits d'approbation.
• Paramétrage de la délégation de signature.
• Interfaces d'importation ou d'exportation de données en vue d'interfaçage avec des applications externes comme la paie.

Versions spécifiques : sur la base du produit standard, nous développons des adaptations pour répondre à des besoins particuliers. En général ces développements complémentaires sont réalisés avec des investissements complémentaires réduits.

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