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La gestion des demandes
de Congés et RTT en mode Web sous Lotus Notes, au travers
d'une gestion électronique des informations et de circuits
d'approbation |
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'Application développée sous Lotus Notes gère les demandes de congés
et RTT des
collaborateurs de l'Entreprise. Cette application est disponible
aussi pour gérer les droits des fonctionnaires.
C'est une application de type Web qui :
permet aux salariés de consulter leur solde de congés, de saisir
leurs demandes et de les soumettre à l'approbation,
offre aux managers une vue en temps réel des planning, donc des
temps de travail des ressources humaines d'une structure, et la
possibilité de valider ou non rapidement une demande
C'est une application entièrement paramétrable qui permet
l'automatisation du processus de traitement et du cycle
d'approbation électronique.
Une fonction puissante de Workflow est utilisée. Elle permet de
paramétrer différents workflow de validation. Ils peuvent être
modifiés simplement en fonction des besoins.
Cette application
est disponible pour une utilisation en langues française et
anglaise.
Avantages :
 application Web
implantée sur un serveur Lotus Domino qui peut être utilisée avec le
client de messagerie Lotus Notes, i-Notes ou autres clients de
messagerie comme Outlook Express pour la transmission des demandes
d'approbation.
centralise l'information et organise de façon sécurisée la
circulation des informations entre les utilisateurs et les
responsables de services, au travers d'une fonction de WorkFlow
paramétrable et puissante,
facilite le travail de groupe en réduisant les échanges de papier,
accroît la réactivité de l'entreprise par le partage de
l'information au travers du serveur Lotus Domino et d'un client Web
(Navigateur),
offre une solution standard, qui peut être évolutive en fonction des
besoins particuliers de l'Entreprise.
Fonctions
principales :
1 - Création des Gestion des Demandes de Congés et RTT (Utilisateurs)
Création des 'Demande de Congés et RTT' permettant la saisie des informations
par jour et période avec calcul automatique. L'utilisateur dispose
en ligne de ses droits et consommations concernant les Congés et RTT
pour l'année. Liste des demandes de Congés et RTT de l'utilisateur
avec les différents états (brouillon, envoyée à l'approbation,
annulée, acceptée, refusée).
Les
Demande de Congés et RTT
sont saisies par
les demandeurs ou leur délégué.
La gestion des
Congés et RTT peut être gérée par demi journée.
Possibilité de créer
des demandes de Congés et RTT 'pour le compte de'.
Vérifications
automatiques diverses au moment de la création de la demande par
l'utilisateur
Reprise d'une 'Demande de Congés et RTT' refusée pour modification et
re-soumission.
Consultation de la liste de toutes les 'Demande de Congés et RTT'.
Consultation de la liste des 'Demande de Congés et RTT'' à traiter.
Recherche multi-critères dans la base des 'Demande de Congés et RTT'.
2 - Circuits d'approbations des Gestion des Demandes de Congés et
RTT
Avertissement des signataires (Un message est reçu dans le 'Courrier
en Arrivée' du signataire. Il contient un lien sur la Demande de
Congés et RTT). Cette fonction peut être utilisée s'il y a lieu via
MS-Exchange, Groupwyse.
Affichage de la Liste des Signataires (Une liste est disponible dans
le bas du document 'Demande de Congés et RTT'. Elle contient les niveaux, noms,
statuts et la liste de ceux qui n'ont pas encore approuvé ou rejeté).
Approbation ou refus d'une 'Demande de Congés et RTT' avec commentaires saisis
sur un Post-It. La validation peut être automatique si le signataire
ne l'a pas validée au bout de n jours (paramétrable).
Délégation de signature possible.
Consultation en
temps réel du planning des temps de travail des ressources humaines
d'une structure (dont la visualisation en mode graphique par
le décideur de l'ensemble de ses collaborateurs).
Pour les
responsables visualisation de l'ensemble des demandes de Congés et
RTT du personnel qui dépend d'eux sous forme d'agenda et graphique.
3 - Paramétrage de l'environnement de Gestion des Demandes de
Congés et RTT
Création des fiches
annuelles de Congés et RTT pour chaque utilisateur.
Création des types
de congés exceptionnels.
Création des jours
fériés.
Création des
statuts.
Création des listes
des directions ou agences.
Utilisation d'une
fonction 'Automate de Relance des Signataires' avec déclenchement
manuel ou planifié, donnant les informations concernant le nombre de
jours écoulés et la date du dernier rappel effectué.
Création des
Utilisateurs (Nom, matricule, direction ou agence de rattachement,
temps complet ou partiel, nombre de jours de congés et RTT
(alimentation automatique par applications externes disponible), les
signataires qui valident, etc...).
Création éventuelle
des règles de calcul des soldes de congés (date limite de solde des
congés avec ou sans dérogation, autorisation d'émettre ou non
plusieurs demandes en même temps, autorisation éventuelle aux
émetteurs d'annuler une demande de congés déjà validée, délai de
validation automatique des demandes, gestion de groupes d'exclusion,
etc....)
Paramétrage de la
délégation de signature. Il est possible de définir des délégués et
les dates d'absences du signataire courant pendant lesquelles les
délégués devront signer les demandes.
Interfaces
d'importation ou d'exportation de données concernant des
applications externes, dont la paie. Les processus peuvent être
automatisés.
Versions spécifiques : sur la base du produit standard, nous
développons des adaptations pour répondre à des besoins
particuliers. En général ces développements complémentaires sont
réalisés avec des investissements complémentaires réduits.
Vous pouvez tester la Gestion des demandes de remboursements des
Demande de Congés et RTT pour Lotus Notes sur simple demande à
cvm@cvm.fr ou en téléphonant
au 01 43 67 09 03.
Le service technique de CVM vous assistera lors de ce test. |
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