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La gestion de 'Notes de Frais' en
mode Web ou non, sous Lotus Notes au travers d'une gestion
électronique des informations et de circuits d'approbation |
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'Application développée sous Lotus Notes gère les Notes de Frais des
collaborateurs de l'Entreprise. Cette application peut être utilisée
avec un client Lotus Notes et en mode Web.
C'est une application de type Web ou non qui :
permet aux salariés de saisir
leurs demandes de remboursement des 'Notes de frais' et de les soumettre à l'approbation,
offre aux managers une vue en temps réel des demandes de
remboursement des 'Notes de frais' des collaborateurs et la
possibilité de valider ou non rapidement une demande.
Elle disponible pour les versions R5, R6 et R7 de Lotus Domino.
C'est une application entièrement paramétrable qui permet
l'automatisation du processus de traitement et du cycle
d'approbation électronique.
Une fonction puissante de Workflow est utilisée. Elle permet de
paramétrer différents workflow de validation. Ils peuvent être
modifiés simplement en fonction des besoins.
Cette application
est disponible pour une utilisation en langues française et
anglaise.
Avantages :
centralise l'information et organise de façon sécurisée la
circulation des informations entre les utilisateurs et les
responsables de services, au travers d'une fonction de WorkFlow
paramétrable et puissante,
facilite le travail de groupe en réduisant les échanges de papier,
accroît la réactivité de l'entreprise par le partage de
l'information au travers de Lotus Notes,
offre une solution standard, qui peut être évolutive en fonction des
besoins particuliers de l'Entreprise. Une version comprend une
gestion d'ordres de mission.
Fonctions
principales :
1 - Création des Notes de Frais (Utilisateurs)
Création des 'Notes de Frais' permettant la saisie des informations
par jour et période avec calcul automatique. Des fichiers et images
peuvent être ajoutés en tant que pièces jointes (justificatifs
numérisés par exemple).
Les notes de
frais sont saisies par les demandeurs ou leur délégué.
Reprise d'une 'Note de Frais' refusée pour modification et
re-soumission.
Consultation de la liste de toutes les 'Notes de Frais'.
Consultation de la liste des 'Notes de Frais' à traiter.
Recherche multi-critères dans la base des 'Notes de Frais'.
2 - Création des Notes de Frais (Utilisateurs) - Option
Pour chaque
mission, on indique : le libellé de la mission, le lieu, la date de
début et la date de fin,les
rubriques de remboursement : liste de choix.
3 - Circuits d'approbations des Notes de Frais
Avertissement des signataires (Un message est reçu dans le 'Courrier
en Arrivée' du signataire. Il contient un lien sur la Note de
Frais). Cette fonction peut être utilisée s'il y a lieu via
MS-Exchange, Groupwyse.
Affichage de la Liste des Signataires (Une liste est disponible dans
le bas du document 'Note de Frais'. Elle contient les niveaux, noms,
statuts et la liste de ceux qui n'ont pas encore approuvé ou rejeté).
Approbation ou refus d'une 'Note de Frais' avec commentaires saisis
sur un Post-It.
Délégation de signature possible.
4 - Paramétrage de l'environnement de Gestion des Notes de Frais
Création des Types
de Frais gérés avec libellé, code d'imputation, code
d'identification.
Création des taux de
TVA et des diverses devises utilisées et des taux de conversion.
Création des
missions si les frais sont rattachés à ce type d'organisation.
Utilisation d'une
fonction 'Automate de Relance des Signataires' avec déclenchement
manuel ou planifié, donnant les informations concernant le nombre de
jours écoulés et la date du dernier rappel effectué.
Création des
Utilisateurs (Notre application utilise le carnet d'adresses public
de Lotus Notes) et circuits d'approbation.
Paramétrage de la
délégation de signature.
Interfaces
d'importation ou d'exportation de données concernant des
applications externes. Les processus peuvent être automatisés. Dans
ce cas, l'entreprise peut mettre à la disposition des collaborateurs
des droits et consommations gérés par des applications comme la
paie.
Une version particulière comprend une gestion des missions
effectuées par les collaborateurs. Les demandes de remboursements
des Notes de Frais' seront affectées à celles-ci.
Versions spécifiques : sur la base du produit standard, nous
développons des adaptations pour répondre à des besoins
particuliers. En général ces développements complémentaires sont
réalisés avec des investissements complémentaires réduits.
Vous pouvez tester la Gestion des demandes de remboursements des
Notes de frais pour Lotus Notes sur simple demande à
cvm@cvm.fr ou en téléphonant
au 01 43 67 09 03.
Le service technique de CVM vous assistera lors de ce test. |
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